Kategorie: Schulung

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SAP Schulung

Kalkulierende Felder

Sehr praktisch im täglichen Umgang sind kalkulierende, also selbst rechnende Felder. Will man zB. im Buchungsvorgang Skonto für Teilbeträge buchen, kann die Rechenoperation einfach in das Soll/Haben Feld eingetragen werden. Das ist im Microsoft Dynamics NAV in jedem numerischen Feld vorgesehen – es wird nach der „Punkt vor Strich“ Regel gerechnet. In der Praxis ist das nicht immer gewollt.

Der Chef legt zum Beispiel eine Tankquittung vor auf der auch neben dem abzugsfähigen Treibstoff und einer Dose Öl auch Zigarretten und ein Lolli für das Kind aufgeführt ist. Praktischer Weise rechnen wir 10 Euro plus 5 Euro mal 19% und nicht (10+5)*19/100. Im NAVISION bleibt keine Wahl, das Verfahren ist nicht änderbar. Es funktioniert nur Punkt-vor-Strich.

In unserem SAP System sind die Möglichkeiten offen. Als Demo habe ich einmal alle Möglichkeiten aufgeführte.

Der Standard Funktionsbaustein ‚EVAL_FORMULA‘ ist in der Lage ein String mit „10+5*0,19“ zu verarbeiten und nach der PvS Regel zu berechnen. Es ist also keine Schwierigkeit in einem PAI das Eingabefeld durch diesen Funktionsbaustein verarbeiten zu lassen und das selbt rechnende Feld ist realisiert.

Ich persönlich halte das für unpraktisch. Ähnlich wie der SAP Calculator, den wir mit dem Funktionsbaustein ‚FITRV_CALCULATOR‘ aufrufen können, läßt sich auch der Eingabestring zerlegen und sequenziell verarbeiten.

Wie in dem Listing zu sehen ist, zerlege ich den Eingabestring in eine Interne Tabelle. Die Zeichen + – * / separieren die Zahlen und rechnen entsprechend der Operation sequenziell.

Letztendlich mag es eine Sache der Gewöhnung sein. Mich interessieren die Erfahrungen die andere gemacht haben.

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Kaffee, Kippe und Tastatur

Computer Club Bergisch Gladbach
Der Computer Club Bergisch Gladbach

Mehr war nie nötig mich auch in der Freizeit zu beschäftigen.

Leider gab es bisher in Bergisch Gladbach noch keinen Computerclub in dem man zusammen mit anderen Enthusiasten über alle Themen der Computerwelt fachsimpeln und programmieren konnte. Ich habe im Moment noch keine Ahnung ob es überhaupt so viele Enthusiasten gibt, das es sich „Club“ nennen darf.

Meine Zeit als Dozent und Administrator, der auch mit dem Endanwender in Kontakt kam, zeigte mir, dass das Interesse schon da ist. Es ist sogar notwendig – im Beruf wird es häufig verlangt und voraus gesetzt, in der Praxis fehlt häufig jedes Grundwissen.

Auch habe ich Leute kennen gelernt, die soviel Kreativität besaßen, das sie durchaus in der IT Branche etwas werden könnten.

In diesem Club würde ich gerne viele verschiedene Menschen kennen lernen. Mit Geeks auf Augenhöhe gemeinnützige Projekte unterstützen, mit Interessierten an PC’s schrauben und mein Wissen kostenlos an Endanweder weiter geben.

Oft habe ich auch Gelegenheiten gesehen, aus denen eine berufliche Karriere oder Zusammenarbeit entsetehen hätte können. Ich lade dazu ein, mit mir den Club mit Leben zu füllen.

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Mythos: Linux ist kostenlos

Wer sagt, LINUX sei kostenlos herunter zu laden und einfach zu installieren, hat noch nie einem Laien dabei zu gesehen, solch ein System zu installieren. Ohne tiefes Wissen oder externer Hilfe kommt man nicht sehr weit. Es ist schlicht weg falsch!

LINUX, als Rahmenprogramm, ist kostenlos zu beziehen. Das ist auch alles! Ich kann aus Erfahrung sagen, das es heute zwar möglich ist, das System zu installieren – es ist aber so nur als Basis für ein gutes System zu verstehen.

Erklärung: Während in der Profiwelt Windows gänzlich unbekannt ist, schmückt es auf dem heimischen PC und im Büro so gut wie jeden Bildschirm. Es ist ein auf Endverbraucher angepasstes und vorkonfektioniertes System. Daher ist es überhaupt möglich, das System pauschal zu installieren. Soll heissen: Der User hat es so und nicht anders hin zu nehmen und zu nutzen.

LINUX hingegen – wenn man es auf einem PC zweckentfremdet da es ursprünglich ein Serversystem ist – ist ein Vorschlag den man nicht annehmen muss. Es ist änderbar und muss teilweise sogar angepasst werden. Ohne Kenntnis der Sache wird das oft in die sprichwörtliche Hose gehen.

Für Privatpersonen und Kleinunternehmer lohnt sich für den trivialen Gebrauch ein LINUX System weder als Server noch als Workstation. Es ist, wenn es denn professionel und sicher laufen soll, um ein vielfaches teurer als jedes Windows.

Ich sage bewusst „trivialer Gebrauch“. Denn ein LINUX System ist um ein vielfaches schneller, sicherer und flexibler als JEDES Windowssystem.

Im Rahmen des Computer Clubs werden regelmäßig Workshops  abgehalten wie eine gute Minimalinstallation aussieht.

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Kassenbuch Vorlage für LibreOffice

In der veröffentlichen Excel Vorlage habe ich den Namensmanager in Excel benutzt, der inkompatibel zu OpenOffice bzw. LibreOffice ist.

Hier nun die Kassenvorlage im ODS Format. Kennwort für den Blattschutz ist auch hier „Kasse“.

Der Namensmanager in Excel hat den Vorteil, leere Zeilen ausblenden zu können. Wir erinnern uns?

Exkurs:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$D$1;;;ZÄHLENWENN(Tabelle1!$D$1:$D$10;“>“““);)

Mit ZÄHLENWENN(Tabelle1!$D$1:$D$10;“>“““) wird die Zahl der Einträge ermittelt. Dann wird der Bereich $D$1 mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN auf diese Anzahl ausgedehnt.

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Das Kassenbuch

Es herrscht allgemeine Verwirrung über die Kassenführung mit Hilfsmitteln wie zB EXCEL. Mandanten löschen ihr EXCEL Tabellen, mit denen sie ihr Kassenbuch führten. Das ist unnötig!

Grundlage: Der Gesetzgeber schreibt vor, das Kassenbewegungen nach § 146 Abs. 1 der Abgabenordnung täglich bzw. zeitnah festgehalten werden sollen. Das Festhalten geschieht in einem Kassenbuch, welches die Bewegungen nicht veränderlich aufzeichnet.

„Ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt gegen die GoBS und ist zu verwerfen, FG Hamburg, Urteil vom 17. September 2015 – 2 K 253/14 –

Eine Buchführung und Kassenaufzeichnungen in Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): die einzelnen Zeilen sind änderbar, überschreibbar und damit wie mit Bleistift geschrieben. Dies verstößt gegen § 146 AO und gegen die GoB und ist unzulässig.“

So weit das Finanzgericht deren Information sicherlich über ihren Steuerberater an sie heran geführt wurde.  Das ist auch Richtig, muss aber im Kontext gesehen werden. Es ist ein Urteil und eine Information von Laien für Laien. Natürlich ist jede EDV Buchhaltung, egal mit welchem Programm, zu jeder Zeit beliebig manipulierbar. Nur eben von einem Laien nicht und DAS ist die Essenz des Ganzen. EXCEL ist eben auch von Laien zu verändern.

Die Exceltabelle wird dann rechtssicher, wenn sie sie zeitnah drucken oder als PDF archivieren! Der Wortlaut ist „Ein mit EXCEL geführtes Kassenbuch“ – es geht um das Vorhalten des Kassenbuchs! Ist die Tabelle gedruckt, halten Sie das Kassenbuch in Papierform vor und es ist unveränderlich.

Kurz: Sie können ihr Kassenbuch erstellen womit sie wollen. Entscheidend ist, das es wahr, nachvollziehbar und (für den Laien) unveränderlich ist.

Ich habe irgendwann einmal solch eine Vorlage erstellt, seit Jahren aktiv genutzt und auch gerne in Schulungen her gezeigt.

Es darf genutzt werden – wenn Änderungen vorgenommen werden sollen, ist das nötige Passwort um den Blattschutz aufzuheben „Kasse“.

 

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Owncloud – Verteilen von Kalender und Adressbuch

Der Vollständigkeit halber, zum letzten Artikel „Cloud Datensicherung“.

In der Mail App im aktuellen Windows 10 wird der Datenaustausch des Adressbuchs und des Kalendars im Standard unterstützt. Nutzer des Mozilla Thunderbird erweitern ihren Mailclient durch installation eines AddOns. Das AddOn von SoGo hat sich bei mir seit Jahren bewährt.

Dazu das fertige XPI, nicht die Source, herunter laden und das PlugIn manuell im Thunderbird installieren!

Outlook kann auch mit diesem AddOn um die Funktion erweitert werden.

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Cloud Datensicherung

Hier noch einmal der Merkzettel zur einfachen Datensicherung – so wie im Workshop besprochen.

Einfachstes Mittel um seine Daten sicher auf unserem Server zu speichern, mobil verfügbar zu machen und Kalender sowie Adressbücher zu verteilen. Der Windowsclient bietet viele Vorteile – vor allem, ist er verbindungsunkritisch. Soll heissen, der Client repliziert die Daten sobald eine Verbindung verfügbar ist. Ein schnelles Arbeiten ist, nicht wie bei einem reinen WebDAV Netzlaufwerk, ohne Hindernisse möglich.

Client downloaden.

In Windows 10 – das haben wir praktisch erarbeitet – funktioniert der Cloudserver als CardDAV und CalDAV Server wie der iCloud Server. Dessen Einrichtung wird in Windows 10 unterstützt. Die entsprechenden Serveradressen finden sich hier

 

Viel Spass.

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Tryton – Rechnungseingang

GfUD Standard Arbeitsplatz
GfUD Standard Arbeitsplatz

Immer wieder kehrende Belege wie zB Tankquittungen, Bewirtungskosten usw. lassen sich schnell verbuchen, wenn wir Kostenkonto, Kostenstelle und eventuell VSt. als Artikel hinterlegen. So lässt sich, wie in der Schulung gezeigt wird, Standardbuchungen in wenigen Schritten erledigen. Die Verknüpfung von interner

Belegnummer (das ist die automatische Paginierung aus dem Posteingang) und der Buchhungsnummer aus Tryton ERP, erleichtert das schnelle Auffinden der Belege im System.

Wir erörtern in der Schulung verschiedene Möglichkeiten der Belegerfassung an Beispielen aus der Praxis.

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EXCEL – Grenze des SVERWEIS

In der Grundlagenschulung sprechen wir über den SVERWEIS. Eine tolle Funktion welche wir täglich, bei vielen Gelegenheiten, einsetzen können. Kurze Wiederholung:

Der SVERWEIS sucht in den Zeilen einer sortierten Spalte nach einem Wert der kleiner oder gleich dem Gesuchten ist und gibt einen Wert aus einer Spalte, selber Zeile, RECHTS von der Spalte mit dem gesuchten Wert wieder.

Wir haben ausreichend im Unterricht mit numerischen Werten geübt, vor allem mit dem vierten Parameter des SVERWEIS.

SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

Der Bereich_Verweis ist ein optionaler, Boolscher Wert. Nicht spezifiziert, ist der Wert immer WAHR. Das heisst, es wird ein Wert gesucht, der annähernd kleiner oder gleich dem gesuchten Wert ist. Setze ich den Wert als FALSCH, wird nach absoluter Gleichheit gesucht.

In diesem Fall, führt der SVERWEIS auch in einer nicht sortierten Tabelle zu einem richtigen Ergebnis!

Im letzten Schulungsbeispiel haben wir die Grenzen des SVERWEIS kennen gelernt; nämlich dann, wenn mehrere Werte gesucht werden. Auch haben wir den Befehl zweckentfremdet in dem wir alphanumeriche Werte gesucht haben. Das funktioniert sehr gut, solange wir den vierten Parameter FALSCH angeben, also nach absoluter Übereinstimmung suchen.

Um die Grenze des SVERWEIS zu überwinden, benutzen wir den VBA Code. Die Programmierung in Visual Basic ist Inhalt des Intensivkurses und dient hier nur der Veranschaulichung.

Eine FOR EACH ……. NEXT Schleife macht im Prinzip nichts anderes wie der SVERWEIS, ist nur wesentlich flexibler und kann uns mehrere Werte zurück liefern. In unserem Beispiel haben wir anstatt einer Datenbank, eine Tabelle mit Werten angelegt. Es sind Zutaten für ein Rezept sowie ein Verschnitt, der bei der Zubereitung des Lebensmittels entsteht, aufgeführt. Der SVERWEIS funktioniert in unserem Beispiel nur, wenn ein Wert gesucht wird. Ein Rezept hat aber mehrere Zutaten und ist so nicht lösbar. In diesem Beispiel sind beide Varianten FOR EACH und SVERWEIS zu beobachten.

Code zum Beispiel

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Schulungen – Ein grosser Spass

Ich habe im Lauf der Jahre den Blick dafür verloren, was eigentlich Standardwissen im Umgang mit gängiger Software ist oder sein soll.

Als Dozent lerne ich viele verschiedene Menschen aus unterschiedlichen Berufsgruppen kennen. Alle haben unterschiedliche Anforderungen an die Standardsoftware von Microsoft und es macht Sinn, den Unterricht so speziell und individuell, angepasst an die Ziele der Schüler, zu geben.

Von Grund auf erkläre ich die wichtigsten und wesentlichen

unterricht
Excel Schulung August 2016

Funktionen anhand von Beispielen. Fallbeispiele, mit denen es dann in die Tiefe der Materie geht, sollen meine Schüler selbst beitragen. Spannend zu sehen, wie ein Koch Excel oder die Sprechstundenhilfe Outlook nutzt.

Da alles in kleinen Gruppen (1-4 Personen) statt findet, können die Schüler die Tiefe des vermittelten Wissens selbst bestimmen. Das ist auch gut so, finde ich. Denn Wissen, das mit Spass und Interesse aufgenommen wird, bleibt auch im Hirn. Der eine hat mit einfachen Formeln in Excel schon genug, der andere steigt mit mir in die VBA Programmierung ein.