Das Kassenbuch

Richtige Anwendung einer EXCEL Vorlage zur Erstellung eines Kassenbuchs.

Es herrscht allgemeine Verwirrung über die Kassenführung mit Hilfsmitteln wie zB EXCEL. Mandanten löschen ihr EXCEL Tabellen, mit denen sie ihr Kassenbuch führten. Das ist unnötig!

Grundlage: Der Gesetzgeber schreibt vor, das Kassenbewegungen nach § 146 Abs. 1 der Abgabenordnung täglich bzw. zeitnah festgehalten werden sollen. Das Festhalten geschieht in einem Kassenbuch, welches die Bewegungen nicht veränderlich aufzeichnet.

„Ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt gegen die GoBS und ist zu verwerfen, FG Hamburg, Urteil vom 17. September 2015 – 2 K 253/14 –

Eine Buchführung und Kassenaufzeichnungen in Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): die einzelnen Zeilen sind änderbar, überschreibbar und damit wie mit Bleistift geschrieben. Dies verstößt gegen § 146 AO und gegen die GoB und ist unzulässig.“

So weit das Finanzgericht deren Information sicherlich über ihren Steuerberater an sie heran geführt wurde.  Das ist auch Richtig, muss aber im Kontext gesehen werden. Es ist ein Urteil und eine Information von Laien für Laien. Natürlich ist jede EDV Buchhaltung, egal mit welchem Programm, zu jeder Zeit beliebig manipulierbar. Nur eben von einem Laien nicht und DAS ist die Essenz des Ganzen. EXCEL ist eben auch von Laien zu verändern.

Die Exceltabelle wird dann rechtssicher, wenn sie sie zeitnah drucken oder als PDF archivieren! Der Wortlaut ist „Ein mit EXCEL geführtes Kassenbuch“ – es geht um das Vorhalten des Kassenbuchs! Ist die Tabelle gedruckt, halten Sie das Kassenbuch in Papierform vor und es ist unveränderlich.

Kurz: Sie können ihr Kassenbuch erstellen womit sie wollen. Entscheidend ist, das es wahr, nachvollziehbar und (für den Laien) unveränderlich ist.

Ich habe irgendwann einmal solch eine Vorlage erstellt, seit Jahren aktiv genutzt und auch gerne in Schulungen her gezeigt.

Es darf genutzt werden – wenn Änderungen vorgenommen werden sollen, ist das nötige Passwort um den Blattschutz aufzuheben „Kasse“.