Workshop: Web Excel in Teams

Im letzten Jahr gab es einen Workshop den ich mit meiner These, man brauche als Kleinunternehmer theoretisch keine weitere Software als denn Windows, begonnen hatte.

Viele Lösungen haben wir in dem Workshop im April 2019 im Microsoft Live.com erarbeitet und bewiesen, das für die Unternehmensführung eines Kleinbetriebes nicht mehr Software nötig ist. Konkret habe ich gezeigt, das EXCEL selbst in der sehr einfachen Web Version unglaublich vielseitig einsetztbar ist. „Einfach“ deshalb, weil die Web Version auf keine Datenbanken zugreifen, keine Regeln für bedingte Formatierungen editieren und nicht programmiert werden kann. Wir können lediglich auf einfache Mittel der Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und Formeln – wichtig ist der SVERWEIS – zurück greifen.

Mit erscheinen von Microsoft Teams, das kostenlos zur Verfügung steht, hat der Unternehmer ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Die Frage, ob das EXCEL im Live.com und das innerhalb des Teams gleich sind, kann mit „Ja“ beantwortet werden. Ich habe die damals erarbeiteten Lösungen wie zB das Kassenbuch, die Kaffeekasse und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Teams mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig geteilt.

Neben dem Kassenbuch ist auch eine EÜR problemlos möglich. Durch die fehlende Datenbank ist aber zu empfehlen, je nach Menge der Geschäftsvorfälle, die Daten nach Periode in einzelnen Worksheets abzulegen. Mit Hilfe der Pivot Tabelle, ist eine Auswertung nach Periode in jeder Art und Weise möglich.

Das und einiges mehr hat jeder PC Nutzer mit dem Kauf einer Windows 10 Lizenz mit erworben. Gerne können wir darüber nachdenken, welche Lösungen möglich sind.

Excel: OLC in der Logistik

Gute Idee für einen zukünftigen Workshop: Ermittlung von Strecken und Relationen mit dem OLC (Open Location Code).

Im Vergleich zur Adresse und der Standortangabe durch Grad,Minuten und Sekunden, bezeichnet der OLC einen relativ genauen Punkt auf der Erde. Dazu werden eindeutig lesbare, einfache Kombinationen von Zahlen und Buchstaben verwendet. Eindeutig lesbar bedeutet, dass keine Zeichen verwendet werden welche verwechselt werden können. Z.B. 1 und I oder 5 und S.

Das System – erklärt in dem Link – teilt Breiten- und Längengrad in 20tel Teile. Die Wertpaare können so einfach bis zur gewünschten Genauigkeit addiert werden – bis zur theoretischen 3 x 3 Meter Auflösung.

Der Vorteil liegt ganz klar darin, das benachbarte Zellen schneller lokalisiert werden können, als wären sie im Grad, Minuten, Sekunden System oder gar als Postadresse angegeben. In der Planung von Fahrplänen, Relationen in der Logistik ergeben sich erhebliche Vereinfachung durch das logische Raster.

Kassenbuch Vorlage für LibreOffice

In der veröffentlichen Excel Vorlage habe ich den Namensmanager in Excel benutzt, der inkompatibel zu OpenOffice bzw. LibreOffice ist.

Hier nun die Kassenvorlage im ODS Format. Kennwort für den Blattschutz ist auch hier „Kasse“.

Der Namensmanager in Excel hat den Vorteil, leere Zeilen ausblenden zu können. Wir erinnern uns?

Exkurs:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Tabelle1!$D$1;;;ZÄHLENWENN(Tabelle1!$D$1:$D$10;“>“““);)

Mit ZÄHLENWENN(Tabelle1!$D$1:$D$10;“>“““) wird die Zahl der Einträge ermittelt. Dann wird der Bereich $D$1 mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN auf diese Anzahl ausgedehnt.

Das Kassenbuch

Richtige Anwendung einer EXCEL Vorlage zur Erstellung eines Kassenbuchs.

Es herrscht allgemeine Verwirrung über die Kassenführung mit Hilfsmitteln wie zB EXCEL. Mandanten löschen ihr EXCEL Tabellen, mit denen sie ihr Kassenbuch führten. Das ist unnötig!

Grundlage: Der Gesetzgeber schreibt vor, das Kassenbewegungen nach § 146 Abs. 1 der Abgabenordnung täglich bzw. zeitnah festgehalten werden sollen. Das Festhalten geschieht in einem Kassenbuch, welches die Bewegungen nicht veränderlich aufzeichnet.

„Ein mit Excel geführtes Kassenbuch verstößt gegen die GoBS und ist zu verwerfen, FG Hamburg, Urteil vom 17. September 2015 – 2 K 253/14 –

Eine Buchführung und Kassenaufzeichnungen in Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verstoßen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): die einzelnen Zeilen sind änderbar, überschreibbar und damit wie mit Bleistift geschrieben. Dies verstößt gegen § 146 AO und gegen die GoB und ist unzulässig.“

So weit das Finanzgericht deren Information sicherlich über ihren Steuerberater an sie heran geführt wurde.  Das ist auch Richtig, muss aber im Kontext gesehen werden. Es ist ein Urteil und eine Information von Laien für Laien. Natürlich ist jede EDV Buchhaltung, egal mit welchem Programm, zu jeder Zeit beliebig manipulierbar. Nur eben von einem Laien nicht und DAS ist die Essenz des Ganzen. EXCEL ist eben auch von Laien zu verändern.

Die Exceltabelle wird dann rechtssicher, wenn sie sie zeitnah drucken oder als PDF archivieren! Der Wortlaut ist „Ein mit EXCEL geführtes Kassenbuch“ – es geht um das Vorhalten des Kassenbuchs! Ist die Tabelle gedruckt, halten Sie das Kassenbuch in Papierform vor und es ist unveränderlich.

Kurz: Sie können ihr Kassenbuch erstellen womit sie wollen. Entscheidend ist, das es wahr, nachvollziehbar und (für den Laien) unveränderlich ist.

Ich habe irgendwann einmal solch eine Vorlage erstellt, seit Jahren aktiv genutzt und auch gerne in Schulungen her gezeigt.

Es darf genutzt werden – wenn Änderungen vorgenommen werden sollen, ist das nötige Passwort um den Blattschutz aufzuheben „Kasse“.

 

EXCEL – Grenze des SVERWEIS

In der Grundlagenschulung sprechen wir über den SVERWEIS. Eine tolle Funktion welche wir täglich, bei vielen Gelegenheiten, einsetzen können. Kurze Wiederholung:

Der SVERWEIS sucht in den Zeilen einer sortierten Spalte nach einem Wert der kleiner oder gleich dem Gesuchten ist und gibt einen Wert aus einer Spalte, selber Zeile, RECHTS von der Spalte mit dem gesuchten Wert wieder.

Wir haben ausreichend im Unterricht mit numerischen Werten geübt, vor allem mit dem vierten Parameter des SVERWEIS.

SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

Der Bereich_Verweis ist ein optionaler, Boolscher Wert. Nicht spezifiziert, ist der Wert immer WAHR. Das heisst, es wird ein Wert gesucht, der annähernd kleiner oder gleich dem gesuchten Wert ist. Setze ich den Wert als FALSCH, wird nach absoluter Gleichheit gesucht.

In diesem Fall, führt der SVERWEIS auch in einer nicht sortierten Tabelle zu einem richtigen Ergebnis!

Im letzten Schulungsbeispiel haben wir die Grenzen des SVERWEIS kennen gelernt; nämlich dann, wenn mehrere Werte gesucht werden. Auch haben wir den Befehl zweckentfremdet in dem wir alphanumeriche Werte gesucht haben. Das funktioniert sehr gut, solange wir den vierten Parameter FALSCH angeben, also nach absoluter Übereinstimmung suchen.

Um die Grenze des SVERWEIS zu überwinden, benutzen wir den VBA Code. Die Programmierung in Visual Basic ist Inhalt des Intensivkurses und dient hier nur der Veranschaulichung.

Eine FOR EACH ……. NEXT Schleife macht im Prinzip nichts anderes wie der SVERWEIS, ist nur wesentlich flexibler und kann uns mehrere Werte zurück liefern. In unserem Beispiel haben wir anstatt einer Datenbank, eine Tabelle mit Werten angelegt. Es sind Zutaten für ein Rezept sowie ein Verschnitt, der bei der Zubereitung des Lebensmittels entsteht, aufgeführt. Der SVERWEIS funktioniert in unserem Beispiel nur, wenn ein Wert gesucht wird. Ein Rezept hat aber mehrere Zutaten und ist so nicht lösbar. In diesem Beispiel sind beide Varianten FOR EACH und SVERWEIS zu beobachten.

Code zum Beispiel

Schulungen – Ein grosser Spass

Ich habe im Lauf der Jahre den Blick dafür verloren, was eigentlich Standardwissen im Umgang mit gängiger Software ist oder sein soll.

Als Dozent lerne ich viele verschiedene Menschen aus unterschiedlichen Berufsgruppen kennen. Alle haben unterschiedliche Anforderungen an die Standardsoftware von Microsoft und es macht Sinn, den Unterricht so speziell und individuell, angepasst an die Ziele der Schüler, zu geben.

Von Grund auf erkläre ich die wichtigsten und wesentlichen

unterricht
Excel Schulung August 2016

Funktionen anhand von Beispielen. Fallbeispiele, mit denen es dann in die Tiefe der Materie geht, sollen meine Schüler selbst beitragen. Spannend zu sehen, wie ein Koch Excel oder die Sprechstundenhilfe Outlook nutzt.

Da alles in kleinen Gruppen (1-4 Personen) statt findet, können die Schüler die Tiefe des vermittelten Wissens selbst bestimmen. Das ist auch gut so, finde ich. Denn Wissen, das mit Spass und Interesse aufgenommen wird, bleibt auch im Hirn. Der eine hat mit einfachen Formeln in Excel schon genug, der andere steigt mit mir in die VBA Programmierung ein.