Workshop: Web Excel in Teams

Im letzten Jahr gab es einen Workshop den ich mit meiner These, man brauche als Kleinunternehmer theoretisch keine weitere Software als denn Windows, begonnen hatte.

Viele Lösungen haben wir in dem Workshop im April 2019 im Microsoft Live.com erarbeitet und bewiesen, das für die Unternehmensführung eines Kleinbetriebes nicht mehr Software nötig ist. Konkret habe ich gezeigt, das EXCEL selbst in der sehr einfachen Web Version unglaublich vielseitig einsetztbar ist. „Einfach“ deshalb, weil die Web Version auf keine Datenbanken zugreifen, keine Regeln für bedingte Formatierungen editieren und nicht programmiert werden kann. Wir können lediglich auf einfache Mittel der Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und Formeln – wichtig ist der SVERWEIS – zurück greifen.

Mit erscheinen von Microsoft Teams, das kostenlos zur Verfügung steht, hat der Unternehmer ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Die Frage, ob das EXCEL im Live.com und das innerhalb des Teams gleich sind, kann mit „Ja“ beantwortet werden. Ich habe die damals erarbeiteten Lösungen wie zB das Kassenbuch, die Kaffeekasse und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Teams mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig geteilt.

Neben dem Kassenbuch ist auch eine EÜR problemlos möglich. Durch die fehlende Datenbank ist aber zu empfehlen, je nach Menge der Geschäftsvorfälle, die Daten nach Periode in einzelnen Worksheets abzulegen. Mit Hilfe der Pivot Tabelle, ist eine Auswertung nach Periode in jeder Art und Weise möglich.

Das und einiges mehr hat jeder PC Nutzer mit dem Kauf einer Windows 10 Lizenz mit erworben. Gerne können wir darüber nachdenken, welche Lösungen möglich sind.

Webhooks nutzen

Beispiel für die Nutzung von Webhooks in Microsoft Teams.

Microsoft Teams lässt sich hervorragend für den EDV Support nutzen. Wie wäre es wenn der Kunde von der Website aus, direkt in den Techniker Kanal im Teams posten kann? Oder der Kundenserver im Fall einer Warnung, diese direkt publiziert?

Ein Webhook läßt sich jedem Kanal in jedem Team hinzufügen – Wir haben im Workshop ausgiebig geübt. Bisher haben wir Webhooks genutzt, um via Microsoft Visual Code, ganze Listings oder einzelne Zeilen im Micosoft Teams zu publizieren und zu diskutieren. Kopieren wir uns die URL des Webhooks.

Einstellung / Verwaltung der Connectoren in einem Kanal

Wie überträgt man nun eine Nachricht über den Webhook an den Microsoft Teams Kanal? Kurz: curl -H „Content-Type: application/json“ -d JSON URL. Diese Zeile in einem Bashscript würde ausreichen um eine Nachricht, als JSON Datensatz formatiert, der Webhook URL zu übergeben. Als Beispiel ein Bash Script:

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#!/bin/sh
 
# Thomas Schilling Oktober 2019
# Testscript Webhook in Microsft Teams
 
WEBHOOK_URL="https://outlook.office.com/webhook/...."
TITLE=$1
shift
COLOR="#FF0000"
TEXT=$1
 
MESSAGE=$( echo ${TEXT} | sed 's/"/\"/g' | sed "s/'/\'/g" )
JSON="{\"title\": \"${TITLE}\", \"themeColor\": \"${COLOR}\", \"text\": \"${MESSAGE}\" }"
 
curl -H "Content-Type: application/json" -d "${JSON}" "${WEBHOOK_URL}"

Mit Aufruf des Bash Scripts übergeben wir eine Überschrift und einen Text. Das ist beliebig. Zum Beispiel möchte ich aktuelle Warnmeldungen der bund.de im Kanal veröffentlichen. In einem vorherigen Workshop haben wir mit den Wetterdaten bereits gespielt. Das PHP Script nutzen wir.

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<?php
$url = file_get_contents('https://warnung.bund.de/bbk.mowas/gefahrendurchsagen.json');
 
$json = json_decode($url);
$z = 0;
foreach ($json as $idx => $inhalt){
$m1 = $inhalt->info[0]->headline;
$m2 = $inhalt->info[0]->description;
        foreach ($inhalt->info[0]->area as $id2 => $in2){
                if ($in2->geocode[0]->value=='053780000000'){
                    $z++;
                    print('{"data": { "head": "'.$m1.'"}}');                
                    shell_exec('/teams.sh "'.$m1.'" "'.$m2.'"');
                } 
       }
}
if ($z==0){
print('{"data": { "head": "keine Gefahrenmeldung"}}');
}
?>

In den Zeilen 7 und 8 werden Überschrift und Gefahrenmeldung aus dem SOAP Array gelesen. In Zeile 13 rufen wir das obige Bash Script auf – In Zeile 8 des Bash Scripts teilen wir die übergebenen Texte. Die Farbe, der Meldung in Teams, ist im Bash Script in Zeile 13 im JSON Datensatz.

Meldung im Kanal
Gefahrenmeldung mit auffälliger Farbe im Kanal

Mit dem Bash Script lässt sich jeder Text publizieren. Zum Beispiel Fehlermeldungen oder Warnungen eines Kundenservers.