SAP und Agorum als DMS Lösung

Mögliche Alternative wenn ein SAP Content Server nicht im Arbeitsprozess integrierbar ist.

Es sind Umstände vorstellbar, in denen die Integration von Belegen in das SAP System garnicht gewünscht sind. Große Steuerberater erhalten die Belege als Scan von ihren Mandanten und ein kopieren in das SAP eigene DMS, dem SAP Content Server, ist garnicht gewünscht. Es ist aber Standard, die Originalbelege zum Systembeleg abzulegen, zumindest eine Referenz herzustellen. Das Belegfeld „Referenznummer“ dient zur Aufnahme der Fremdbelegnummer und hat im weiteren Belegprozess eine Bedeutung. Das vermerken der Systembelegnummer auf dem Originalbeleg ist angeraten und wird in der Praxis meisst per Hand vollzogen.

Wenn ich mit meinem Lieblings-DMS, dem von Agorum, arbeite, arbeite ich auf zwei Bildschirmen. Links ist die Buchungsmaske, rechts das Dokument. Wenn ich links buche, wird eine Systembelegnummer generiert die ich rechts auf dem Originalbeleg vermerken sollte. So ist ein suchen und finden von Belegen von beiden Applikationen aus möglich.

Das gilt es zu automatisieren. Ich will dabei garnicht zu sehr ins Detail gehen, etwas Vorkenntnis setze ich voraus – im Zweifel fragen!

Möglichkeiten, in die SAP Software manipulativ einzuwirken, gibt es viele. Eine sehr schöne und einfache Möglichkeit sind BTE’s ( Business Transaction Events ).  Der Name lässt schon auf die Systematik schliessen: In den Arbeitsprozessen werden zu bestimmten Zeitpunkten, einfach gesagt, nach geschaut, ob der Kunde an diesem Punkt eigenen Programmcode ablaufen lassen möchte. Wirklich sehr einfach dargestellt!

Solche Eventtimes existieren in jedem Arbeitsprozess und zu mehreren sinnvollen Zeitpunkten. Den richtigen Zeitpunkt zu finden, kann in stundenlangen Suchorgien ausarten. Wenn man aber das Wochende mit dem austesten glücklich verbracht hat, hat man etwas gelernt. Kurz: Für unsere Zwecke hat sich der Zeitpunkt 1030 ganz anständig vorgestellt. Wir sprechen von einem Zeitpunkt im Arbeitsprozess „Beleg buchen“ welcher nach der Belegprüfung und nach dem „speichern“ aber vor dem COMMIT WORK liegt. Zu diesem Zeitpunkt steht fest, das und mit welcher Belegnummer gespeichert wird. Im Dictionary befinden sich für jeden Zeitpunkt ein beispielhafter Funktionsbaustein der in seinen Parametern nicht verändert werden darf. Dieser wird in den eigenen Namensraum kopiert. ( Listing )

Bevor es an die Programmierung geht, kurz ein Gedanke zum pro cedere. Der Buchhalter bucht, zum Beispiel, über die FB50 Belege ein. Dort stehen uns Felder für den Belegkopf zur Verfügung. Wenn wir nun eine Verbindung zu einem externen Originalbeleg herstellen wollen, bedient man sich allgemein dem Referenzfeld. Wie schon weiter oben gesagt, hat das Feld eine Aufgabe. Nämlich die, der Zuordnung beim maschinellen Ausgleich. Im Agorum DMS liegt ein File, mit einem Namen und einer Objekt ID. Hier können wir also keine einfache Verbindung zwischen Systembeleg und Originalbeleg assoziieren. Ich habe es ersteinmal so gelöst, ohne Programmierung von kundeneigenen Feldern, das Feld „Belegkopftext“ Zweck zu entfremden.

Dazu habe ich eine neue Belegart „AG“ erstellt und das Feld  „Belegkopftext“  zum Mussfeld gemacht. Damit ist zwingend das Feld mit der Objekt ID des im Agorum DMS befindlichen Originalbelegs zu befüllen.

Wenn nun die Buchung verbucht wird, kommt es zum Event 1030 zu dem die Belegkopfdaten als Notiz an den Originalbeleg im Agorum DMS hinzu gefügt werden sollen. Dazu stellt Agorum eine REST API zur Verfügung. Über URL mit POST/GET angesprochen, wird eine Antwort per XML zurück gegeben. Im SAP System bediene ich mich dazu der Klasse CL_HTTP_CLIENT. ( Listing )

Wir sehen in den Zeilen 45 bis 65 das zunächst der http Client initialisiert  und eine Session ID angefordert wird. Die lokale Variable lv_bin enthält nun die XML Antwort von Agorum als XSTRING und wird in den Zeilen 95 bis 100 in eine itab gelesen. Beim programmieren kommt man nicht ohne Debugger weiter, denn der Aufbau des XML ist nicht klar. Das Ergebnis wird schlicht als „value“ übertragen und hängt demnach von der Anforderung ab. Werden mehrer Anforderungen gestellt, heißen alle Werte „value“.

Die Zeilen 80 bis 93, das Suchen nach dem Filenamen, hat zwei Gründe: Es kann eine Tabelle aufgebaut werden, in der die Verbindung Objekt ID, Filename und Systembelegnummer protokolliert wird. Und es war nicht möglich, nach dem Abfragen der Session ID direkt die Notiz zu generieren. Es kommt ohne vorheriges GET vor dem POST zur Fehlermeldung seitens Agorum DMS.

In den Zeilen 112 bis 135 wird es haarig. Uns stehen an dieser Stelle alle Daten zur Verfügung: Objekt ID, Session ID und Belegdaten. Diese müssen als escaped JSON formatiert werden. Nach dem senden ist die Zeile 142 entscheident. Erfolgt nach dem send kein receive, wird die Notiz nicht erstellt.

Dieser neue kundeneigene Funktionsbaustein ist nun, nach dem aktivieren, dem Event zu zuordnen. Über die Transaktionen BF24 und BF34 können wir unser Produkt ersteinmal benennen, aktivieren und einem Zeitpunkt, hier 00001030, zuordnen.

Das Ergebnis ist, das wir im SAP System an der Belegart und dem Belegtext erkennen, das es einen Originalbeleg im Agorum DMS gibt. Im Agorum DMS können wir schnell an der vorhandenen Notiz erkennen, das eine Buchung im SAP System vorgenommen wurde. Im Detail können wir nach Systembelegnummern, Buchungsdatum usw. suchen.

Eine einfache und praktikable Lösung.