GoB konforme Mailarchivierung

Der GfUD Server von HALSYSTEM speichert auf Wunsch Mails GoB konform und bietet auf verschiedener Art und Weise Zugriff.

Dokumentenarchivierung

Mails, im gewerblichen Verkehr, sind aufbewahrungspflichtige Dokumente. Es ist ein Spagat zwischen Pflichterfüllung und Geheimhaltung: Postfächer in Firmen werden mit Werbemails überschwemmt und gelegentlich werden Mails privater Natur oder mit brisantem Inhalt versendet.

Dem User kann aber nicht die Entscheidung darüber, welche Mail ist Wichtig, welche kann gelöscht werden, überlassen werden. Es muss seitens des Systems sicher gestellt sein, das eine Mail zu jeder Zeit verfügbar ist.

Es ist, genau genommen, eine Verletzung des Postgeheimnisses. Mails an einen bestimmten Empfänger, werden für Andere sicht- und lesbar. Es ist also Aufgabe des Administrators hier mit äussester Vorsicht und Verschwiegenheit, bedacht vor zu gehen.

Von Seiten des Mailservers ist es schon immer vorgesehen gewesen, Mails an einen BCC (Blind Carbon Copy) zu senden. Mit der Direktive „always_bcc = user@archiv.tld“ wird jede Mail, die rein oder raus transportiert wird, in Kopie versendet. In der Transporteinstellung ist es zu empfehlen, für das Agorumarchiv eine ausschließlich intern bekannte und erreichbare Mailadresse einzurichten, denn die Mail in einem IMAP Postfach zu lagern, macht keinen Sinn.

In der täglichen Praxis ist es so, das Sender- und Empfänger abhängig weiter geleitet wird. Auf dem aktuellen HALSYSTEM Server werden eine vielzahl an privaten und gewerblichen Mails verarbeitet; oft ist eine Archivierung weder notwendig noch gewünscht. Die Einrichtung von sender_bcc und recipient_bcc Hash Tabellen ist unablässig. Es hat sich bewährt, im Agorum für jedes Archiv einen User mit eigener ACL ein zu richten. Mit Hilfe der Mailregeln lassen sich Ordner für bestimmte Zwecke einrichten und einer oder mehreren bestimmten Gruppe Usern zur Verfügung stellen.

Innerhalb des Agorumarchivs kann es verschiedene Lösungen geben. Es ist nicht sinnvoll, das Archiv allen Usern zur Verfügung zu stellen. Wie erwähnt, verstoßen wir gegen das Postgeheimnis, sodass EINEM User – nämlich der, der die Postfächer sauber hält – Zugang gewährt wird. Wenn nötig, können bestimmte User lesenden Zugriff mit der Einrichtung entsprechender ACL, erhalten. Agorum beherrscht die Kunst, Mails untereinander in Beziehung zu stellen und auch Belege mit einer Mail zu verlinken.

So ist es ein äußerst produktiver Nebeneffekt, das zum Beispiel, eine Kundenbestellung per Mail mit der Ausgangsrechnung im Archiv miteinander verknüpft werden können. Sucht man also entsprechenden Beleg, findet man auch stets die passende Mail dazu. Da der User grundsätzlich keine Löschrechte hat und auch nichts verändern kann, ist ein solches Archiv revisionssicher.